Efektywne i skuteczne zarządzanie pracami, projektami i portfelem projektów z Flow Management i platformą Businessmap

Efektywnie, wydajnie funkcjonująca firma realizująca skutecznie zarówno wiele projektów swojego portfela projektów, jak i swoje bieżące procesy biznesowe (tzw. BAU) to marzenie wielu C-level executives, menedżerów średniego szczebla, kierowników projektów, liderów zespołów, jak i samych pracowników.

Marzenie, a nie rzeczywistość. Dlatego, że:

1. Z jednej strony brakuje im systemowego, całościowego i spójnego pomysłu na takie rozwiązanie, które nazywam Systemem Zarządzania portfelem projektów, projektami i pracami.

2. Z drugiej brakuje pomysłu w jaki sposób – mając pomysł na system zarządzania – można go krok po kroku budować, zaangażować menedżerów i pracowników, tak by system był powszechnie stosowany, jako narzędzie wspomagające efektywne zarządzanie i dalej ewolucyjnie rozwijany.

3. Jest jeszcze trzecia strona: naprawdę efektywne i skuteczne zarządzanie pracami i projektami, portfelem prac i projektów w firmie wymaga przyjaznego w użytkowaniu, wizualnego, dostarczającego do zarządzania wielu różnych mierników, narzędzia informatycznego.

Jak więc można sobie poradzić z tymi wyzwaniami?

System Zarządzania portfelem projektów, projektami i pracami

Zanim zaproponuję rozwiązanie, krótkie wyjaśnienie co rozumiem pod pojęciem systemu zarządzania. Jest to spójny zbiór procesów zarządczych, punktów decyzyjnych i decydentów, „obiektów”/prac, takich jak: zadania, projekty, produkty, programy oraz portfele projektów, zasad funkcjonowania, uzupełniony wspólnym zbiorem praktyk zarządzania i pracy, funkcjonujących dla osiągnięcia zdefiniowanego celu biznesowego.

Czyli nieco upraszczając: System zarządzania to spójny, efektywny i skuteczny system pracy i zarządzania zadaniami, projektami, produktami oraz portfelem prac, programów i projektów, ułatwiający uzyskanie wymiernych rezultatów biznesowych.

Nasza odpowiedź na trzy powyższe wyzwania to:

1. Zastosowanie Flow Management, bazującego na Lean i Kanban, jako metody zarządzania stosowanej w całym systemie, jak i do zarządzania poszczególnymi pracami, projektami oraz portfelem projektów.

2. Ewolucyjne, drogą stopniowego doskonalenia od „tego co aktualnie macie” w firmie przechodzenie do coraz wyższych poziomów dojrzałości firmy i do stabilniejszej pozycji na rynku.

3. Zastosowanie platformy Businessmap, bardzo wysoko ocenianej w rankingach firmy Gartner, jako informatycznego narzędzia wspomagającego funkcjonowanie systemu zarządzania.

Metoda zarządzania: Flow Management, Lean i Kanban

Zasady (jak np. „zacznij z tym co masz”, czy zarządzaj pracą, a nie ludźmi), jak i praktyki, takie, jak

• Wizualizacja procesu i prac na tablicy Kanban
• Ograniczanie prac w toku, umożliwiające pracę wg zasady „pull”
• Zarządzanie przepływem prac z wykorzystaniem różnorodnych metryk (mierników)
• Zarządzanie pracami z wykorzystaniem informacji zwrotnych
• Transparentne procedury i zasady pracy

mogą być stosowane zarówno na poziomie zespołu (projektowego i funkcjonalnego), na poziomie projektu, w którym pracuje kilka zespołów, na poziomie portfela, obejmującego różne typy projektów, jak i na poziomie prac operacyjnych (czyli procesów biznesowych).

Oznacza to, że wszystkie potrzebne w firmie szczeble zarządzania pracują wg tych samych zasad, stosując te same praktyki, co ułatwia stworzenie całościowego, spójnego systemu zarządzania.

A ponieważ podstawą Flow jest wizualizacja procesu, prac, wykonawców, zasad, czy blokerów, a większość ludzi jest wzrokowcami, to metoda FM jest łatwa do zrozumienia i łatwa w stosowaniu.

Metoda budowania systemu zarządzania: ewolucja, stopniowe doskonalenie, współpraca oraz „przekonywanie bez pokonywania”

Skuteczne wprowadzenie i efektywne funkcjonowanie systemu zarządzania, wymaga zaangażowania zarówno kadry zarządzającej, jak i pracowników. Wymaga także:

• Podejścia ewolucyjnego, umożliwiającego stopniowe doskonalenie i rozwijanie budowanego systemu zarządzania
• Współpracy bazującej na zaufaniu i bezpieczeństwie psychologicznym oraz transparentności, celów, intencji, działań, a także popełnianych błędów
• Stałego i zrozumiałego komunikowania celów i działań oraz „przekonywanie bez pokonywania”

Nie istnieje jedyny, najlepszy przepis na zbudowanie i funkcjonowanie takiego systemu. Ważny jest cel i jego mierniki oraz wędrówka przez poszczególne iteracje do celu, rozpoczynam „z tym co mamy”.

Platforma Businessmap, jako narzędzie informatyczne systemu zarządzania

Businessmap to platforma wykorzystująca zarówno podstawowe, jak i zaawansowane praktyki Flow Management, a także niektóre praktyki klasycznych metod zarządzania, jak np. time-line, czy rejestracja czasu pracy.

Platforma Businessmap:

• Stanowi wspólną platformę pracy ze wspólnym, przejrzystym zbiorem informacji
• Posiada graficzny panel informacyjny (dashboard)
• Jest łatwa i przyjazna w użytkowaniu

Jako Strategiczny partner Businessmap w Polsce realizujemy:

• Analizę możliwości zbudowania systemu zarządzania portfelem projektów, projektami i pracami z wykorzystaniem platformy Businessmap w Państwa firmie
• Wsparcie podczas budowania systemu zarządzania w firmie
• Warsztaty dotyczące wybranych elementów budowanego systemu zarządzania

aby marzenie stało się rzeczywistością

Chcecie urzeczywistnić swoje marzenia dotyczące efektywnie i wydajnie funkcjonującej firmy i skutecznego zarządzania portfelem oraz projektami?

Parafrazując Napoleona powiem: potrzebujecie trzech rzeczy:

1. Flow Management, bazujący na Lean i Kanban – jako metody zarządzania wykorzystywanej w systemie zarządzania.
2. Ewolucji, ciągłego doskonalenia i „przekonywania bez pokonywania” – jako metody budowania systemu zarządzania.
3. Platformy Businessmap – jako narzędzia informatycznego wspierającego funkcjonowanie systemu zarządzania.

Zainteresowani? Zaintrygowani? Skontaktujcie się z nami!