Data publikacji: 2019-06-26
Autor: Piotr Sobolewski
Estymowany czas czytania: 3min
Czy słyszeliście już wymówkę typu:
"… mój projekt jest specyficzny, tutaj nie będę robił…"
i w tym miejscu, w zależności od stosowanej metodyki czy mówiąc bardziej ogólnie podejścia projektowego, pada słowo …PID’a , Project Management Plan’u, itp.
Będąc certyfikowanym Kierownikiem Projektów, zarówno jako PMP® jak i Prince2 Practioner, to nie jestem purystą w tym zakresie i nie zamierzam Was upominać za brak dokumentacji projektowej. Wiele już na ten temat napisano i każdy element tych podstawowych dokumentów projektowych jest ważny. Natomiast w tym miejscu chciałbym zwrócić Waszą uwagę na, moim zdaniem, jednym z najważniejszych, jak nie tym najważniejszym elemencie czyli zakresie, w powszechnie używanej terminologii anglojęzycznej Project Scope.
Wracając do Waszej wymówki to często słyszę wytłumaczenie:
“Nasi kluczowi interesariusze, tego od nas nie oczekują.”
Fakt, że w pędzącym świecie, tysiąca i jednego e-maila dziennie, gdy w dużych organizacjach tzw. VIPy (VP’sy – Vice-Presidents) nie mogą mieć więcej niż 3 linijek tekstu w e-mailu, trudno jest przygotować dokument projektowy zgodnie ze sztuką. Trzeba jednak pamiętać, że te same VIP’y w przypadku trudności pierwsi Wam wytkną, że ich nie macie lub też są one niepełne. Użyję tutaj porównania, które często stosuję podczas rozmów ze swoim zespołem. Czy CEO chce widzieć od swojego CFO, lub od swojego Głównego Księgowego wszystkie dokumenty, które w przypadku finansów czasami są wymagane przez obowiązujące prawo? Raczej nie, gdyż jego często interesuje jedynie „kartka papieru” z kluczowymi wskaźnikami. Nie znaczy to jednak, że CFO czy księgowy nie ma ich przygotowywać zgodnie ze sztuką, bo inaczej w przypadku audytu będzie pierwszym na liście do zwolnienia z pracy za brak kompetencji.
Podobnie jest w przypadku PM’ów, nie zmienicie czasami podejścia Waszych głównych interesariuszy, mając swoje racje i słusznie upierając się przy nich. Jeżeli nie otrzymacie wsparcia organizacji np. PMO na poziomie korporacyjnym, będziecie sfrustrowani, a Wasze wysiłki spełzną na rujnowaniu relacji z kluczowymi interesariuszami. To co możecie natomiast zrobić to tworzyć i utrzymywać swoje PIDy/PMP dla siebie. Zaś z opornymi interesariuszami, zróbcie przynajmniej jedno - zdefiniujcie i chociaż w formie maila lub krótkiej prezentacji określcie co jest w zakresie / In Scope, a co jest poza zakresem / Out of Scope. Tylko tyle i aż tyle pozwoli Wam uniknąć wielu nieporozumień w trakcie trwania projektu. Dodatkowo daje Wam to niezbędne ramy do działania i zabezpiecza przed jednym z najczęstszych powodów porażek projektów, czyli tzw. pełzaniem zakresu / scope creeping.
Pamiętajcie, że zakres projektu to nie tylko jego cele, czyli to co mniej lub bardziej zdefiniował sponsor projektu. Z definicji zakresu powinniście również uświadomić interesariuszom, że na przykład elementy zarządzania projektem są także zakresem projektu, włącznie z regularnymi spotkaniami, ekstensywnymi raportami i działaniami, które mają doprowadzić do osiągnięcia celu projektu. Powiem więcej, nie wahajcie się definiować, jako poza zakresem elementów, które kwestionuje Wam interesariusz jako czasochłonne i nieprzynoszące wartości np.: regularne warsztaty z Waszym zespołem, czy też, w przypadku koncentrowania pracy na produktach, elementy, które na podstawie informacji z dziennika doświadczeń (lub jak jest zapisane w najnowszej wersji PMBOKa rejestru wiedzy nabytej [sic!])/ Lessons Learned LL powinny być zrealizowane. Wcześniej, czy później w trakcie trwania projektu przyjdzie bowiem taki moment, kiedy Sponsor Waszego projektu dojdzie do wniosku, że są to kluczowe elementy. Wówczas będziecie mogli wprowadzić te lub inne elementy w ramach procesu zmiany zakresu, uwzględniając analizę wpływu na koszty, harmonogram oraz inne elementy projektu.
Pamiętajcie, że w trójkącie kompetencji PMI zawiera się przywództwo. Zatem, chcąc zachować profesjonalizm, świadomie moderujcie swoich interesariuszy robiąc to co Wy uważacie za słuszne, a nie bezkrytycznie wykonujecie ich postulaty znajdując wymówkę na Wasze, co by nie było lenistwo.