Praca zdalna - praktyczne narzędzia dla firm MŚP i małych/średnich zespołów



Data publikacji: 2020-03-16
Autor: Dariusz Ciechan
Estymowany czas czytania: 4min

Być może jesteś właścicielem firmy lub członkiem zespołu i w dobie obecnego zagrożenia zastanawiasz się, czy i jak możesz zorganizować sobie lub swojemu zespołowi pracę zdalną. Korporacje i duże firmy zainwestowały we właściwe rozwiązania informatyczne wiele lat temu i stosują je na co dzień. A jak mogą sobie poradzić oraz z jakich narzędzi informatycznych korzystać małe i średnie przedsiębiorstwa, nie mające doświadczenia w tym zakresie?

W systemie pracy zdalnej pracujemy z naszymi kolegami i klientami z całego świata już od wielu lat. Poniżej dzielimy się naszą wiedzą w zakresie możliwości organizacji zdalnej pracy przy wykorzystaniu bezpłatnych wersji wybranych systemów informatycznych. Wiele firm informatycznych, chcąc wspomóc działalność gospodarczą w dobie obecnego kryzysu, udostępniła bezpłatnie nowe rozwiązania i funkcjonalności swoich systemów do pracy zdalnej, które do tej pory były dostępne tylko komercyjnie.

W pracy zespołowej kluczowa jest szeroko pojęta komunikacja, która wspiera ustalanie zadań do wykonania, ich priorytetów, możliwość raportowania statusu zadania, zapis ustaleń, a zwłaszcza wspólną pracę pomiędzy członkami zespołu i innymi interesariuszami.

Poniżej prezentujemy kilka możliwych technicznych rozwiązań opartych o bezpłatne narzędzia IT, które pozwolą Wam na szybkie przeorganizowanie pracy (indywidualnej, a zwłaszcza zespołowej) oraz pomogą w zmniejszeniu negatywnego wpływu obecnego kryzysu na Waszą pracę :

1. Zarządzanie zadaniami (indywidualnie i/lub zespołowe)

Oczywiście możemy wysyłać 1001 e-maili, zapisywać wszystko w zeszycie lub co 5 minut dzwonić do siebie nawzajem, powodując duże obciążenie komunikacyjne i niską jakość współpracy. Powyższe metody będą również problematyczne w przypadku chęci odszukania części lub wszystkich informacji. Przeszukiwanie skrzynki poczty elektronicznej lub notatek poczynionych podczas rozmowy za każdym razem, gdy są potrzebne, zajmuje wiele czasu. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z innych, dostępnych narzędzi do zarządzania zadaniami. Z naszego doświadczenie możemy polecić takie narzędzia jak, np.: Trello, Asana lub Kanbanflow. Wymienione narzędzia mają również bezpłatne wersje, które nadają się do większości zastosowań w firmach MŚP. Każde z nich umożliwia stworzenie 3 prostych list (“Do zrobienia, “W trakcie”, “Zrobione”). W liście “Do zrobienia” wpisujemy zadania do wykonania, z tym, że im wyżej na liście jest zadanie, tym ma wyższy priorytet. Narzędzia te umożliwiają również przypisanie zasobów, dodanie wymaganej daty wykonania i wiele innych opcji. Przenoszenie zadań pomiędzy listami pokazuje w czytelny sposób postęp prac wszystkim zainteresowanym osobom.

2. Zdalna praca/współpraca z/nad dokumentami

Pakietem oprogramowania biurowego, który jest bardzo dobrze przystosowany do zdalnej współpracy nad plikami jest Google Docs, aczkolwiek niewiele mu ustępuje Office365 (niestety nie ma wersji bezpłatnej). Tak czy inaczej, oba pakiety są na pewno lepszym rozwiązaniem niż wysyłanie dokumentów e-mailem w tę i z powrotem, zwłaszcza gdy pracują nad nimi więcej niż 2 osoby.

Jeśli jednak nie masz innej możliwości i musisz przesyłać dokumentację e-mailem, to upewnij się, że masz włączoną opcję śledzenia zmian w dokumencie, zwłaszcza w przypadku zbierania informacji zwrotnych od wielu adresatów. Dokumenty wrażliwe zawsze należy zabezpieczyć hasłem i zaszyfrować przed wysłaniem!

3. Konferencje wewnętrzne i/lub zewnętrzne.

W przypadku, gdy potrzebujesz coś ustalić, a czasem pokazać dokument ze swojego komputera, to możesz też pracować na dokumentach współdzieląc swój ekran. Wówczas zachęcamy do skorzystania z Circuit’a (darmowy do 3 użytkowników na konferencję) lub Webex’a (obecnie dla bezpłatnego opcji możliwa jest konferencja do 100 osób). Oba rozwiązania możesz użyć do audio i wideo konferencji, a także czatów podczas spotkania wirtualnego. Dodatkową opcją jest możliwość nagrywania spotkania. Zarówno Circuit, jak i Webex pozwalają na wdzwonienie się poprzez polski numer dostępowy, gdyż zdarza się, że jakość audio nie jest zadowalająca w przypadku niskiej jakości łącza internetowego i współdzieleniu ekranu. Jeśli wystarczy Tobie audio konferencja, to możesz skorzystać z darmowej opcji konferencji T-mobile - płacisz tyle ile kosztuje Ciebie standardowe połączenie telefoniczne (dla większości z nas jest to zapewne opcja darmowa).

4. Komunikacja bezpośrednia, czaty

W przypadku konieczności mniej formalnej, natychmiastowej komunikacji w większej lub mniejszej grupie warto zastanowić się nad wykorzystaniem komunikatorów. Tutaj zdecydowanie polecamy Slack’a, który będzie wystarczający do większości zastosowań firm MŚP. Możesz również skorzystać z Microsoft Teams, które oprócz czatu wspiera współpracę: w chmurze OneDrive, z Trello, Webex’em i wieloma innymi aplikacjami. Podobną funkcjonalność ma również Circuit.

Zdecydowanie nie polecamy aplikacji typu Messenger czy też WhatsApp, gdyż znalezienie informacji archiwalnych na konkretny temat nie jest ich mocną stroną.

5. Dostęp limitowany/ograniczony

Czasami dostęp do zasobów informatycznych organizacji lub obsługiwanych klientów wymaga szczególnego zabezpieczenia. W dobie dzisiejszych rozwiązań informatycznych jest to jak najbardziej możliwe przy użyciu zdalnych dostępów prywatnych, ale jest to temat na inną dyskusję.


Powyższa lista narzędzi IT wspierających pracę zdalną jest komplementarna i ma uniwersalne biznesowe zastosowanie, chociaż zdajemy sobie sprawę, że są oczywiście jeszcze inne aplikacje np.: Skype, Hangout, Messenger, Zoom…, z których również czasami korzystamy.

Bieżąca sytuacja wymaga od nas przystosowanie się do zadaniowego (projektowego) trybu działania firmy, dlatego też warto ją wykorzystać do reorganizacji modelu działania i zdobycia nowego doświadczenia.

Jeśli zastanawiacie się, które rozwiązanie sprawdzi się w Waszej sytuacji, to zapraszamy do kontaktu